Докладная записка: как составить, для чего нужна


Зачем нужна докладная записка

Законодательство обязывает документально фиксировать отдельные факты трудовой деятельности. Одним из документов для подобных случаев является докладная записка.

Она составляется в свободной форме, но с учетом определенных требований к оформлению и содержанию. В частности, адресатом докладной записки может быть только руководитель организации или структурного подразделения. Напротив, написать докладную может любой сотрудник, вне зависимости от должности.

О чем сообщают в этом документе

Существует несколько видов докладных записок:

  • информационные — фиксируют факты (например, нарушение требований охраны труда),

  • отчетные — представляют отчет по определенному вопросу (скажем, о реализации плановой проверки знаний требований охраны труда),

  • инициативные — с предложениями специалиста по тому или иному вопросу (приобрести наглядные пособия для занятий по безопасности труда и т.п.).

Законодательство не ограничивает круг вопросов, по которым сотрудник может подать докладную записку. Но работодатель имеет право ограничить темы докладных внутренним нормативным актом.

Как правильно составить докладную

Практика показывает: чаще всего докладные записки оформляются по фактам нарушения трудовой дисциплины. Докладная в данном случае носит обязательный характер, поскольку ее наличие служит основанием для требования у работника объяснений. Или привлечения его к дисциплинарной ответственности.

Важно, чтобы докладная была составлена правильно — иначе наказание сотрудника могут признать незаконным.

Поясним на примере. При нарушении требований охраны труда в записке должны быть указаны:

  • данные сотрудника — ФИО, место работы и т.д.,

  • обстоятельства нарушения — подробно, со ссылкой на конкретные положения нормативных документов,

  • причины нарушения,

  • последствия,

  • приложение (фотоматериалы, схемы и т.п.).

Докладная записка в обязательном порядке приобщается к результатам служебной проверки и указывается в распоряжении о применении дисциплинарного взыскания.

Роль докладной в расследовании несчастного случая

Докладную записку также могут включить в расследование несчастного случая на производстве. Например, при установке причины происшествия выявляется факт, что ранее работник или сотрудник по охране труда обращались к руководству по какому-то вопросу, он не был решен, что и стало причиной случившегося.

Своевременно направленная руководителю докладная записка — в отличие от устного обращения — может стать доказательством, что специалист по охране труда выполнял свои обязанности надлежащим образом. Таким образом в проблемных ситуациях специалист сможет избежать наказания.

Докладную записку следует подавать в двух экземплярах — с обязательной регистрацией в специальном журнале и проставлением отметки о том, что докладная принята.

Работодатель может вернуть документ, вписав в него резолюцию — например, распоряжение о подготовке дополнительного документа (сметы с расчетом затрат). Резолюция может содержать и отказ. В любом случае, следует хранить документ, так как записка послужит определенной защитой от возможных обвинений специалиста по охране труда в невыполнении должностных обязанностей.

Избранные посты
Недавние посты
Архив
Поиск по тегам
Мы в соцсетях
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square

КОНТАКТЫ

Тел. +7 (495) 660-83-32

Почта. info@aetalon.ru
Москва, 1-я Магистральная, 14с8

123007

Информация о компании

ЧАСЫ РАБОТЫ

Понедельник - Пятница: 9.00 - 18.00

 

ОТПРАВИТЬ СООБЩЕНИЕ