Докладная записка: как составить, для чего нужна
Зачем нужна докладная записка
Законодательство обязывает документально фиксировать отдельные факты трудовой деятельности. Одним из документов для подобных случаев является докладная записка.
Она составляется в свободной форме, но с учетом определенных требований к оформлению и содержанию. В частности, адресатом докладной записки может быть только руководитель организации или структурного подразделения. Напротив, написать докладную может любой сотрудник, вне зависимости от должности.
О чем сообщают в этом документе
Существует несколько видов докладных записок:
информационные — фиксируют факты (например, нарушение требований охраны труда),
отчетные — представляют отчет по определенному вопросу (скажем, о реализации плановой проверки знаний требований охраны труда),
инициативные — с предложениями специалиста по тому или иному вопросу (приобрести наглядные пособия для занятий по безопасности труда и т.п.).
Законодательство не ограничивает круг вопросов, по которым сотрудник может подать докладную записку. Но работодатель имеет право ограничить темы докладных внутренним нормативным актом.
Как правильно составить докладную
Практика показывает: чаще всего докладные записки оформляются по фактам нарушения трудовой дисциплины. Докладная в данном случае носит обязательный характер, поскольку ее наличие служит основанием для требования у работника объяснений. Или привлечения его к дисциплинарной ответственности.
Важно, чтобы докладная была составлена правильно — иначе наказание сотрудника могут признать незаконным.
Поясним на примере. При нарушении требований охраны труда в записке должны быть указаны:
данные сотрудника — ФИО, место работы и т.д.,
обстоятельства нарушения — подробно, со ссылкой на конкретные положения нормативных документов,
причины нарушения,
последствия,
приложение (фотоматериалы, схемы и т.п.).
Докладная записка в обязательном порядке приобщается к результатам служебной проверки и указывается в распоряжении о применении дисциплинарного взыскания.
Роль докладной в расследовании несчастного случая
Докладную записку также могут включить в расследование несчастного случая на производстве. Например, при установке причины происшествия выявляется факт, что ранее работник или сотрудник по охране труда обращались к руководству по какому-то вопросу, он не был решен, что и стало причиной случившегося.
Своевременно направленная руководителю докладная записка — в отличие от устного обращения — может стать доказательством, что специалист по охране труда выполнял свои обязанности надлежащим образом. Таким образом в проблемных ситуациях специалист сможет избежать наказания.
Докладную записку следует подавать в двух экземплярах — с обязательной регистрацией в специальном журнале и проставлением отметки о том, что докладная принята.
Работодатель может вернуть документ, вписав в него резолюцию — например, распоряжение о подготовке дополнительного документа (сметы с расчетом затрат). Резолюция может содержать и отказ. В любом случае, следует хранить документ, так как записка послужит определенной защитой от возможных обвинений специалиста по охране труда в невыполнении должностных обязанностей.
